Perbekalan Sediaan Farmasi di Rumah Sakit

Sistem Persediaan merupakan permasalahan yang umum bagi semua organisasi dari berbagai macam sektor ekonomi, baik perusahaan yang berorientasi laba maupun perusahaan sosial atau jasa.

Rumah sakit merupakan perusahaan jasa yang juga memiliki permasalahan yang menyangkut persediaan, sehingga rumah sakit perlu mengatur dan menjaga kelancaran kegiatan operasionalnya, termasuk mengatur persediaan obat, alat kesehatan dan bahan bahan farmasi.

Tujuan utama diadakannya persediaan di rumah sakit yaitu untuk menjamin ketersediaan item-item esensial pada setiap waktu. Faktor penting untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi khususnya untuk pasien rawat jalan adalah pendistribusian obat yang tepat jenis dan tepat jumlah.

Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit

Pengelolaan perbekalan farmasi adalah suatu siklus kegiatan yang saling terkait dimulai dari perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi.

Rumah sakit mendapatkan item item persediaan perbekalan farmasi dari rekanan (Outside supply). Permintaan terhadap satu item bersifat independen dan permintaan ini bersifat fluktuatif atau variabel. Dalam pengadaan persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit dipengaruhi waktu tenggang. Waktu tenggang pembelian telah ditetapkan sesuai dengan jenis kontrak sehingga dapat dikatakan konstan.

Namun kenyataannya sering terjadi pelanggaran oleh rekanan yang mengakibatkan waktu tenggang berubah ubah, secara keseluruhan sistem persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit dapat diklasifikasikan sebagai single order quantity system.

Masalah persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit ditangani oleh instalasi farmasi rumah sakit yang melakukan perencanaan kebutuhan satu kali tiap tahun berdasarkan metode konsumsi dan epidemiologi.

Metode konsumsi didasarkan atas pemakaian rata-rata pada tahun sebelumnya, sedangkan metode epidemiologi didasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan di rumah sakit. Perencanaan kebutuhan ini dijadikan sebagai dasar untuk kegiatan pengadaan persediaan yang juga dilakukan satu kali tiap tahun (Bidiawati A, 2006).

Pelayanan kesehatan di rumah sakit hampir 90% menggunakan perbekalan yang dikelola farmasi rumah sakit seperti obat, bahan kimia, bahan radiologi, alat kesehatan habis pakai, alat kedokteran dan gas medik.

A. Safety Stok

Persediaan adalah barang yang di simpan di dalam gudang, untuk kemudian digunakan atau dijual, persediaan tersebut dapat berupa bahan baku untuk keperluan proses barang barang jadi yang disimpan untuk penjualan (Bidiawati A, 2006).

Safety stok dibutuhkan karena kesalahan peramalan atau perkiraan dan karena pemasok tidak sanggup mengirim barang secara tepat waktu. Safety stok disediakan untuk mengantisipasi permintaan selama periode yang cukup panjang yaitu selama lead time dan interval pemesanan. Adanya hal ini maka perlu dilakukan pengamanan untuk melindungi dari beberapa hal diantaranya yaitu:

  1. Permintaan yang lebih tinggi daripada yang diperkirakan
  2. Keterlambatan pengiriman barang
    Permintaan obat atau alkes sebelum obat yang dipesan sampai atau diterima (selama lead time), sedangkan tingkat persediaan rendah, adanya hal ini menjadi masalah dalam pengadaan obat. Semakin besar kuantitas pemesanan, maka semakin sedikit pesanan tahunan, yang berarti semakin kecil kemungkinan terjadinya stok out.

Safety stok akan menjadi lebih besar untuk hal hal sebagai berikut:

  • Biaya stok out atau tingkat pelayanan yang lebih tinggi
    Tingkat pelayanan menunjukkan kemampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan dari persediaan. Tolak ukur tingkat pelayanan ini yaitu unit, rupiah, transaksi atau pesanan.
  • Biaya penyimpanan yang lebih rendah
  • Variasi permintaan yang lebih besar
  • Variasi lead time yang lebih besar

Semakin tinggi safety stok, probabilitas terjadi stok out semakin kecil. Pada suatu safety stok tertentu biaya penyimpanan unit tambahan dan biaya stok out yang diharapkan adalah minimum, hal ini menunjukkan tingkat safety stok yang optimum.

Lead time atau masa tenggang yang dibutuhkan dari mulai pemesanan obat dilakukan sampai pengiriman barang. Bila proses di instalasi farmasi cepat dan stok obat sesuai antara yang dicantumkan pada form permintaan obat dengan stok yang ada dalam sistem komputerisasi maka tidak ditemukan masalah dalam pemesanan barang dan pembayaran obat.

Bila pembayaran obat sesuai dengan jatuh temponya, maka tidak ada penundaan pengiriman barang yang telah dipesan. Masalah yang sering terjadi yaitu bila pembelian obat dirasa sudah cukup tinggi, maka beberapa pesanan obat dengan pertimbangan tertentu akan dilakukan penundaan pemesanan, dan hal tersebut akan mengganggu ketersediaan obat (Suciati, S, Adisasmito BW, 2006).

Stok pengaman diperlukan untuk menghindari terjadinya kekosongan obat akibat kenaikan jumlah pemakaian. Besarnya stok pengaman dapat ditentukan antara lain berdasarkan lead time.

B. Efektif dan Efisiensi Manajemen Obat

Efektif dan efisiensinya manajemen obat dilihat dari beberapa hal sebagai berikut:

  1. Kekurangan obat yang terlalu sering dan terjadi pada banyak jenis obat.
    Adanya kekurangan obat yang terlalu sering dan terjadi pada beberapa atau banyak jenis obat menandakan bahwa efektivitas dan efisiensi manajemen obat yang tidak baik
  2. Kelebihan jenis obat tertentu.
    Adanya kelebihan jenis obat, dimana pemakaian yang tidak banyak, sehingga adanya penumpukan di gudang farmasi merupakan tanda dari manajemen obat yang tidak baik
  3. Penyediaan obat yang tidak merata
    Pengadaan obat perlu diperhatikan beberapa metode agar tidak terjadi penyediaan obat yang tidak merata.
  4. Cost Efecctivitas obat yang tidak baik
  5. Pengaturan anggaran obat yang tidak proporsional
  6. Cara peresepan yang tidak rasional dan tidak efektif
  7. Penyimpanan dan distribusi kebutuhan obat

C. Pengadaan Obat

Salah satu aspek penting yang harus diperhatikan dalam kegiatan pengadaan obat adalah kapasitas gudang. Fasilitas pendukung kegiatan yang memadai merupakan salah satu upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Kapasitas gudang erat kaitannya dengan kegiatan penyimpanan, maka seluruh kegiatan pengelolaan obat menjadi sia sia, bila proses penyimpanan obat tidak terlaksana dengan baik. Pertimbangan kapasitas gudang farmasi yaitu untuk menghindari perubahan mutu obat, karena tidak tepatnya proses penyimpanan (Suciati, S, Adisasmito, BW, 2006)

Pedoman umum pengadaan obat program kesehatan, yaitu dalam pengadaan obat menerapkan konsep obat essensial generik. Perencanaan merupakan kegiatan pertama yang akan dilaksanakan dan merupakan salah satu fungsi yang menentukan keberhasilan kegiatan selanjutnya di instalasi farmasi yang nantinya akan bermanfaat bagi kelancaran pelayanan di rumah sakit (Modeong, 2013).

Perencanaan obat sangat mempengaruhi ketersediaan obat di rumah sakit, sehingga harus tepat pemilihan dan penjumlahan kebutuhan obat agar tidak terjadi kekosongan obat saat akan diberikan kepada pasien.

Perencanaan obat yang tidak baik akan mengakibatkan kekosongan obat sehingga mempengaruhi pelayanan pasien di rumah sakit dan kelebihan obat akan menyebabkan kerusakan dan merugikan anggaran yang dipakai untuk obat tersebut.

Pengadaan obat dapat dilihat mana obat yang memang dibutuhkan karena efeknya bagi keselamatan pasien dan dapat memberikan nilai investasi yang tinggi bagi rumah sakit, dan obat obat yang paling banyak dibutuhkan untuk penanggulangan penyakit terbanyak serta obat obat yang dapat menjadi prioritas atau pilihan yang dapat dikurangi pengadaannya karena pemakaiannya yang sedikit atau obat yang mempunyai kesamaan

manfaat. Sehingga anggaran yang tersedia dapat lebih diefisienkan untuk pengadaan obat yang banyak dibutuhkan agar kekosongan obat dapat dikurangi dan pelayanan farmasi dirumah sakit dapat dioptimalkan. Perencanaan perbekalan sediaan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit.

Tujuan dari perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi yaitu menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes, 2010).

Kriteria pemilihan obat di antaranya yaitu:

  • Dibutuhkan oleh sebagian besar populasi
  • Berdasar pola prevalensi penyakit (10 penyakit terbesar)
  • Aman dan manjur yang didukung dengan bukti ilmiah
  • Mempunyai manfaat yang maksimal dengan risiko yang minimal, termasuk mempunyai rasio manfaat-biaya yang baik
  • Mutu terjamin
  • Sedapat mungkin sediaan tunggal
  • Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih “drug afchoice”
  • Sesuai dengan formularium RS

Perencanaan obat yang baik mempunyai yaitu Agar obat siap tersedia pada saat dibutuhkan, tetapi tidak tertumpuk banyak. Perencanaan obat yang baik bisa diperoleh dengan cara memperhatikan, mengkaji dan mengetahui informasi obat yang baik, yang menyangkut beberapa hal, di antaranya yaitu:

1. Rencana pengadaan obat

Perencanaan tentang kapan akan mulai dilakukan pemesanan obat, jumlah, satuan, bentuk sediaan yang semuanya harus direncanakan dalam pengadaannya agar tidak terjadi kesalahan atau kekeliruan dalam pemesanan obat, yang dapat mengakibatkan obat menumpuk di gudang.

2. Pembelian obat

Pembelian obat harus dapat direncanakan, dimana akan dilakukan pembelian obat, mencari Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang manajemennya bagus, sehingga tidak menjadi kendala dalam memenuhi kebutuhan obat seperti lead time yang lama.

3. Penyimpanan obat

Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi juga perlu dipertimbangkan tempat penyimpanan obat-obat atau perbekalan farmasi yang direncanakan, jangan sampai terjadi kelebihan muatan di dalam gudang.

4. Penggunaan obat, dan

Perencanaan kebutuhan obat juga perlu diperhatikan, obat-obat yang direncanakan untuk dibeli penggunaannya oleh pasien banyak atau tidak, hindari penumpukan obat di dalam gudang.

5. Kecenderungannya untuk masa yang akan datang

Perencanaan kebutuhan obat juga harus diperhatikan, apakah obat yang direncanakan akan banyak penggunaannya pada periode yang akan datang.

Kecenderungan penggunaan obat untuk masa yang akan datang harus juga memperhatikan kebijakan tentang penggunaan obat rasional, yang meliputi aspek sebagai berikut:

  • Kebutuhan (Need)
    Pengobatan harus sesuai dengan kebutuhan dan manfaatnya bagi pasien, artinya harus sesuai dengan manifestasi klinik pasien
  • Effectiveness
    Obat yang diberikan kepada pasien harus mempunyai nilai terapik
  • Safety
    Obat yang diberikan kepada pasien harus terjamin keamanan penggunaannya
  • Economy
    Harga obat yang diberikan kepada pasien harus bisa ditebus oleh pasien, artinya harga obat terjangkau oleh pasien yang membutuhkan.
  • Access
    Obat yang akan diberikan kepada pasien, aksesnya harus mudah, artinya obat yang diperlukan atau dibutuhkan oleh pasien harus tersedia dan mudah diperolehnya.
  • Informatif
    Obat yang diberikan kepada pasien harus disertai dengan informasi yang jelas dan lengkap sesuai kebutuhan.

Perencanaan obat terbagi dalam 2 kelompok yaitu:

  • Obat dalam paket pelayanan rumah sakit
    Harga obat akan dimasukkan ke tagihan pasien atau tagihan pasien sudah termasuk obat. Contoh untuk pasien yang menggunakan iv trombolisis sudah termasuk benang, obat, obat-obat OK, peralatan yang berhubungan dengan OK, anestesi lokal dan umum.
  • Obat yang tidak dalam paket pelayanan rumah sakit
    Obat yang harganya tidak masuk ke paket rumah sakit

Alur perencanaan perbekalan farmasi yaitu sebagai berikut:

  1. Pemilihan jenis perbekalan farmasi
  2. Perhitungan kebutuhan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi
    Perhitungan kebutuhan dengan metode kombinasi dan epidemiologi harus disesuaikan dengan:
    a. Anggaran yang tersedia
    b. Sisa persediaan yang ada
    Dan mengacu kepada beberapa hal diantaranya yaitu:
    a. DPHO askes, Manlak/pedoman pelaksaan Jamkesmas
    b. Standar terapi
  3. Evaluasi perencanaan kombinasi ABC dan VEN.

D. Prosedur Pengadaan Obat atau Alkes

Prosedur pengadaan obat di rumah sakit
Prosedur pengadaan obat di rumah sakit

Prosedur Pengadaan obat di rumah sakit dilakukan oleh penanggungjawab gudang farmasi dengan cara membuat daftar usulan permintaan obat (DUPO) atau alkes berdasarkan kebutuhan yang ada dengan memperhatikan pola peresepan di tiap depo maupun kebutuhan di tiap instalasi.

Daftar usulan permintaan obat disalin dalam bentuk surat pesanan (SP) obat setelah mendapatkan persetujuan dari kepala instalasi farmasi. Kemudian kepala instalasi farmasi meminta persetujuan kepala sub bidang farmasi yang memiliki anggaran untuk pengadaan perbekalan farmasi.

Setelah disetujui oleh kepala sub bidang farmasi, tahap terakhir yaitu menyerahkan SP kepada salesman untuk dipesankan ke distributor, dan semua data obat yang dipesan dimasukkan ke dalam komputer (Larasati dkk, 2013).

Metode Pengadaan Perbekalan Farmasi

Swakelola yaitu penunjukan langsung ke banyak rekanan, (surat ijin dari walikota) atau dengan metode tender terbuka, tender tertutup.

Pengadaan obat dapat dilihat mana obat yang memang dibutuhkan karena efeknya bagi keselamatan pasien dan dapat memberikan nilai investasi yang tinggi bagi rumah sakit, dan obat-obat yang paling banyak dibutuhkan untuk penanggulangan penyakit terbanyak serta obat-obat yang dapat menjadi prioritas atau pilihan yang dapat dikurangi pengadaannya karena pemakaiannya yang sedikit atau obat yang mempunyai kesamaan manfaat.

Sehingga anggaran yang tersedia dapat lebih diefisienkan untuk pengadaan obat yang banyak dibutuhkan agar kekosongan obat dapat dikurangi dan pelayanan farmasi dirumah sakit dapat dioptimalkan.

Sebagian rumah sakit dalam pengadaan perbekalan sediaan farmasi tidak menggunakan sistem tender, karena beberapa alasan, di antaranya:

  1. Dikhawatirkan akan terjadi penumpukan dan tidak dapat melakukan akomodasi harga obat, apabila dokter tidak memakai obat itu lagi
  2. Memerlukan pihak ketiga karena tidak ke distributor langsung sehingga harga obat bisa menjadi mahal, meskipun barang yang akan didapat nanti sifatnya masih baru, selain itu lemahnya hara kontraknya menjadi banyak
  3. Keberatan dengan distributor, apabila pembayarannya lebih atau lewat dari tanggal jatuh tempo, bisa jadi distributor tidak mengirim barang.

1. Penerimaan Obat atau Alkes

Aktivitas penerimaan obat atau alkes dilakukan pada pagi hari, umumnya barang datang dari pabrik pada sore hari. Jika obat atau alkes dipesan siang hari, maka barang akan datang ke esokkan harinya. Apabila obat atau alkes datang sore hari, barang diterima oleh petugas Depo rawat inap terlebih dahulu karena sudah di luar jam kerja bagian gudang farmasi.

Barang akan diserahkan ke bagian gudang farmasi pada esok harinya. Obat atau alkes yang datang diperiksa terlebih dahulu oleh petugas di depo farmasi. Setelah obat atau alkes sampai di gudang farmasi, dilakukan pemeriksaan lagi oleh tim pemeriksa di bagian gudang farmasi.

Pengecekan yang dilakukan di antaranya meliputi:

  • Alamat tujuan pengiriman
  • Mencocokkan item dan jumlah obat atau alkes yang datang dengan tertulis di faktur dan surat pesanan,
  • Memeriksa kondisi fisik obat atau alkes
  • Memeriksa tanggal kadaluarsa
  • Mencocokan no. batch obat atau alkes dengan yang tertulis di faktur

Jika obat atau alkes telah sesuai, maka petugas gudang farmasi melakukan hal-hal sebagai berikut pada lembar faktur, di antaranya yaitu:

  1. Memberikan tandatangan pada faktur
  2. Menulis nama terang dan tanggal diterima dan memberi stempel faktur
  3. Meminta dua lembar copy faktur untuk arsip gudang
  4. Petugas gudang melaporkan ke penanggungjawab atau kepala gudang farmasi untuk dimasukkan ke dalam komputer.

 

Penerimaan obat atau alkes di gudang farmasi
Penerimaan obat atau alkes di gudang farmasi

Bila obat atau alkes yang datang tidak sesuai dengan faktur dan surat lerimaan, maka bagian gudang akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

  1. Mengembalikan obat atau alkes dan potong tagihan
  2. Menulis retur di samping nama obat atau alkes yang tidak sesuai pesanan di faktur pembelian
  3. Mencatat di buku retur yang meliputi nama distributor, nomor dan tanggal faktur, nama obat dan alkes yang diretur, nilai rupiah obat atau alkes yang diretur
  4. Menginformasikan ke distributor yang bersangkutan
  5. Meminta diterbitkan nomor retur dari distributor
  6. Melaporkan ke bagian administrasi farmasi
  7. Setelah nota retur dari distributor terbit, maka petugas gudang memberi tandatangan dan stempel pada nota retur dan meminta copy dari nota retur untuk arsip gudang farmasi
  8. Membendel jadi satu nota retur dengan copy faktur kemudian mengarsipkannya.
Penerimaan obat yang tidak sesuai dengan faktur dan surat permintaan
Penerimaan obat yang tidak sesuai dengan faktur dan surat permintaan

2. Penyimpanan Obat atau Alkes

Penyimpanan obat atau alkes dimulai dari petugas gudang farmasi memilah perbekalan farmasi berdasarkan hal-hal sebagai berikut:

  • Suhu penyimpanan
  • Huruf alfabetis
  • Jenis sediaan
  • Bentuk sediaan

Setelah dipilah-pilahkan bedasarkan hal di atas, maka petugas gudang menempatkan perbekalan sediaan farmasi secara FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out) yaitu sistem penempatan obat atau alkes berdasarkan barang yang datang terlebih dahulu atau barang yang tanggal kadaluarsa lebih dekat, maka dikeluarkan lebih dulu.

Petugas Farmasi kemudian mencatat di kartu stok meliputi tanggal penerimaan, nama distributor, jumlah obat atau alkes yang diterima, stok akhir dan tanggal kadaluarsa. Kartu stok diletakkan di rak penyimpanan masing-masing obat agar mudah dalam pengecekan.

Stok Opname dilakukan dua kali dalam setahun, tujuan stok opname ini yaitu untuk menghitung seluruh persediaan obat dan alkes yang ada di gudang dan di tiap-tiap depo farmasi yang melibatkan seluruh pegawai rumah sakit.

Pada saat stok opname petugas gudang farmasi mencatat perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa dan monitoring obat emergency dan perbekalan farmasi yang beredar di lingkungan rumah sakit.

Obat yang mendekati kadaluarsa dapat ditangani dengan cara sebagai berikut:

  1. Retur ke distributor dengan mencatat nama, jumlah, nilai rupiah
    obat yang akan diretur di buku retur.
  2. Petugas gudang farmasi mencari faktur yang sesuai dengan no. batch yang tertera pada obat kemudian dicopy, dan disimpan bersama obat yang akan diretur
  3. Menginformasikan ke distributor bersangkutan
  4. Menyerahkan ke distributor
  5. Petugas gudang farmasi meminta bukti retur untuk disimpan dilaporkan ke bagian administrasi farmasi
  6. Jika distributor telah mengganti obat retur, maka distributor memberikan pilihan apakah diganti berupa obat yang sama dengan tanggal kadaluarsa yang lebih lama atau dipotongkan ke tagihan dengan menerbitkan nota retur.
  7. Menyimpan obat pengganti atau nota retur.

3. Distribusi Obat atau Alkes

Obat obat yang ada dalam gudang farmasi terletak di instalasi farmasi rumah sakit akan di distribusikan ke bagian-bagian yang membutuhkan.

Gudang farmasi melayani distribusi obat atau alkes ke depo-depo farmasi seperti (rawat jalan, rawat inap, IBS, IGD, VIP, Askes), instalasi rawat jalan (unit hemodialisa, unit endoscopy, poli-poli), instalasi rawat inap (ICU dan ruang ruang inap) dan instalasi instalasi lain.

Distribusi obat di rumah sakit yang diperuntukkan untuk pelayanan kepada pasien rawat inap maupun pasien rawat jalan prosedurnya sebagai berikut:

Prosedur distribusi obat di rumah sakit
Prosedur distribusi obat di rumah sakit

Prosedur Pengadaan obat di depo-depo farmasi atau distribusi obat dari instalasi farmasi atau gudang farmasi ke depo-depo farmasi sebagai berikut:

  1. Petugas depo farmasi memesan obat atau alkes ke gudang farmasi setiap dua hari sekali
  2. Instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, dan instalasi lain sebulan sekali
  3. Menulis di form permintaan obat atau alkes terlebih dahulu
  4. Petugas gudang farmasi menerima form permintaan obat atau alkes
  5. Petugas farmasi mengambil obat atau alkes dari rak penyimpanan yang tanggal kadaluarsanya paling dekat
  6. Petugas farmasi menulis jumlah obat atau alkes yang diambil di kartu stok
  7. Petugas farmasi menulis jumlah obat atau alkes di form permintaan obat atau alkes
  8. Petugas depo farmasi mengambil obat ke gudang farmasi
  9. Petugas gudang farmasi dan petugas depo farmasi menandatangani form permintaan obat atau alkes sebagai bukti serah terima barang.
  10. Penanggung jawab gudang melakukan mutasi obat atau alkes melalui program komputer
  11. Permintaan mendadak obat atau alkses dapat segera diproses dan langsung diserahkan

4. Pengendalian Persediaan Perbekalan Farmasi

Pengendalian intern yang baik memungkinkan manajemen siap menghadapi perubahan ekonomi yang cepat, persaingan, pergeseran permintaan pelanggan dan fraud serta restrukturisasi untuk kemajuan yang akan datang.

Jika pengendalian intern suatu perusahaan lemah maka kemungkinan terjadinya kesalahan dan fraud sangat besar. Sebaliknya, jika pengendalian intern kuat maka kemungkinan terjadinya kesalahan dan fraud dapat diperkecil.

Kalaupun kesalahan dan fraud masih terjadi, bisa diketahui dengan cepat dan dapat segera diambil tindakan tindakan perbaikan sedini mungkin (Marlina dkk, 2012).

5. Penghapusan

Penghapusan digunakan untuk menjamin kualitas perbekalan farmasi, sehingga dilakukan pemeriksaan secara berkala dan insidentil sesuai dengan kebutuhan terhadap kualitas perbekalan farmasi seperti jenis dan jumlah obat kadaluarsa, rusak akibat kerusakan pada kemasan, perubahan bentuk atau warna.

Hasil pemeriksaan perbekalan farmasi perlu dilaporkan kepada direktur untuk dilakukan penghapusan oleh Tim Pengahapusan perbekalan farmasi.

Pemusnahan Perbekalan farmasi berupa obat atau alkes dengan kategori rusak, ED dan atau dilarang penggunaannya oleh BPOM dilaksanakan oleh Tim Pemusnahan dengan disertai pembuatan Berita Acara Pemusnahan Barang.

Sebelum dilakukan Pemusnahan Barang yang sudah kadaluarsa disosialisasikan dulu ke direktur.

Pemusnahan dengan cara dibakar untuk bahan atau obat obat yang tidak bisa lagi digunakan oleh pihak lain.

Contoh.

  • Ringer Lactat (RL) 500 botol dan Dextrometorpan botol, Ambroxol Syrup 500 botol cara pemusnahannya dapat dilakukan dengan membuang cairanya saja, sedangkan wadahnya dapat dijual, dilakukan seperti ini karena wadah tidak mengkontaminasi.
  • Obat-obat anestesi cara pemusnahannya dilakukan dengan cara dikuburkan atau ditanam, karena obat-obat anestesi ini dapat mengahasilkan kontaminasi.
  • Sampah sampah medis seperti spoit, cateter dimusnahkan dengan cara dimasukkan dalam insenerator menggunakan suhu tinggi, sehingga tidak lagi menghasilkan sisa dan mempunyai penyaring udara, sehingga udara keluar dan tidak menimbulkan polusi.

6. Sistem distribusi obat

Proses penyerahan obat setelah sediaan disiapkan oleh instalasi farmasi sampai dengan dihantarkan kepada profesi pelayanan kesehatan untuk diberikan kepada pasien atau proses penyampaian obat dari instalasi farmasi kepada pasien untuk digunakan.

7. Metode Perencanaan Kebutuhan Perbekalan Farmasi

Perencanaan kebutuhan obat merujuk pada Daftar Obat Essensial Nasioanal (DOEN) yang ditetapkan oleh pemerintah bekerjasama dengan organisasi profesi dan pihak terkait lainnya.

DOEN merupakan daftar berisikan obat terpilih yang paling dibutuhkan dan diupayakan tersedia di unit pelayanan kesehatan sesuai dengan fungsi dan tingkatnya. DOEN merupakan standar nasional minimal untuk pelayanan kesehatan (Athijah U, 2010).

8. Analisis ABC Indeks kritis.

Pengelompokan obat dengan menggunakan nilai kritis obat dibuat berdasarkan efek terapi atau manfaat terapetik obat terhadap kesehatan pasien dengan mempertimbangkan efisiensi penggunaan dana yang ada.

Keuntungan Analisis ABC Indeks Kritis dalam perencanaan kebutuhan obat sangat sesuai untuk melakukan prioritas pengadaan dan pengawasan penggunaan obat, sehingga lebih efisien dan efektif, terutama untuk rumah sakit yang mempunyai keterbatasan dana dan SDM.

Adanya penyederhanaan jenis dan jumlah item obat, penggunaan atau aplikasi analisis ABC Indeks Kritis akan lebih mudah dilakukan terutama pembatasan kelompok C, karena efek terapinya merupakan obat penunjang saja.

Tujuan analisis ABC Indeks Kritis yaitu: (Suciati, S, Adisasmito, BW, 2006).

  1. Menghindari kekosongan obat
  2. Menghindari pembelian obat ke apotek luar rumah sakit
  3. Menghindari obat kadaluarsa di instalasi farmasi rumah sakit.
  4. Efisiensi penggunaan dan dan efektivitas efek terapi obat terhadap pasien.

Kerugian dari analisis ABC indeks Kritis yaitu banyaknya item obat perlu dipertimbangkan, mengingat banyaknya item obat dengan nama dagang yang berbeda tetapi mempunyai efek terapi yang sama.

9. Stok Akhir dan Kapasitas Gudang

Besarnya persediaan (stok akhir) dan komposisi obat yang dimiliki dapat diketahui setelah diadakan penyetokan (stok opname) pada setiap periode, sehingga agar inventary control tercapai yaitu terciptanya keseimbangan antara persediaan dan permintaan, maka stok opname harus seimbang dengan permintaan pada satu periode waktu tertentu.

Besarnya stok akhir obat menjadi dasar pengadaan obat karena stok akhir tidak saja diketahui jumlah dan jenis obat yang diperlukan, tetapi juga diketahui percepatan pergerakan obat, sehingga dapat menentukan obat-obat yang bergerak cepat (laku keras) dapat disediakan lebih banyak.

Stok akhir di Instalasi Farmasi rumah sakit dapat dijadikan pertimbangan untuk pemesanan obat, tetapi yang menjadi pertimbangan utama yaitu jumlah pemakaian periode sebelumnya.

10. Jumlah Kunjungan dan Pola Penyakit

Pengelompokan obat dengan menggunakan nilai kritis obat dibuat berdasarkan efek terapi atau manfaat terapetik obat terhadap kesehatan pasien dengan mempertimbangkan efisiensi penggunaan dana yang ada.

Jumlah kunjungan tiap-tiap penyakit harus diketahui dengan tepat, sehingga dapat dipakai sebagai dipakai sebagai dasar penetapan pengadaan obat, terutama bila menggunakan metode epidemiologi.

Jumlah kunjungan dan pola penyakit menjadi pertimbangan bagi pengadaan obat di instalasi farmasi rumah sakit, karena pengajuan pengadaan obat dilakukan setiap minggu, dengan jumlah pemesanan diasumsikan untuk pemakaian satu minggu, maka peningkatan atau penurunan jumlah kunjungan, serta adanya trend penyakit yang ditemukan, secara langsung berpengaruh pada pemakaian, namun karena perkiraan jumlah kunjungan dan pola penyakit tidak diperhitungkan sebelum adanya perubahan jumlah kunjungan dan pola penyakit tersebut, melainkan pada saat atau setelah trend itu terjadi, yaitu dilihat dari meningkatnya pemakaian akibatnya pemesanan atau pembelian obat secara cito tidak dapat dihindari (Suciati, S, Adisasmita, BW, 2006).

Rangkuman

Safety Stok dibutuhkan karena kesalahan peramalan atau perkiraan dan karena pemasok tidak sanggup mengirim barang secara tepat waktu. Safety stok disediakan untuk mengantisipasi permintaan selama periode yang cukup panjang yaitu selama lead time dan interval pemesanan.

Lead time atau masa tenggang yang dibutuhkan dari mulai pemesanan obat dilakukan sampai pengiriman barang. Bila proses di instalasi farmasi cepat dan stok obat sesuai antara yang dicantumkan pada form permintaan obat dengan stok yang ada dalam sistem komputerisasi maka tidak ditemukan masalah dalam pemesanan barang dan pembayaran obat.

Fasilitas pendukung kegiatan yang memadai merupakan salah satu upaya meningkatkan motivasi kerja pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Kapasitas gudang erat kaitannya dengan kegiatan penyimpanan, maka seluruh kegiatan pengelolaan obat menjadi sia sia, bila proses penyimpanan obat tidak terlaksana dengan baik. Pedoman umum pengadaan obat program kesehatan, yaitu dalam pengadaan obat menerapkan konsep obat esensial generik.

Prosedur Pengadaan obat di rumah sakit dilakukan oleh penanggungjawab gudang farmasi dengan cara membuat daftar usulan permintaan obat (DUPO) atau alkes berdasarkan kebutuhan yang ada dengan memperhatikan pola peresepan di tiap depo maupun kebutuhan di tiap instalasi.

Stok opname dilakukan dua kali dalam setahun, tujuan stok opname ini yaitu untuk menghitung seluruh persediaan obat dan alkes yang ada di gudang dan di tiap-tiap depo farmasi yang melibatkan seluruh pegawai rumah sakit.

Pada saat stok opname petugas gudang farmasi mencatat perbekalan farmasi yang mendekati kadaluarsa dan monitoring obat emergency dan perbekalan farmasi yang beredar di lingkungan rumah sakit.

Pengelompokan obat dengan menggunakan nilai kritis obat dibuat berdasarkan efek terapi atau manfaat terapetik obat terhadap kesehatan pasien dengan mempertimbangkan efisiensi penggunaan dana yang ada.

Soal Latihan dan Kunci Jawaban

Soal latihan tentang perbekalan sediaan farmasi di rumah sakit:

  1. Waktu yang dibutuhkan dari mulai pemesanan obat sampai barang atau obat dikirimkan disebut dengan ………
  2. Sistem penempatan obat atau alkes berdasarkan barang yang datang terlebih dahulu atau barang yang tanggal kadaluarsa lebih dekat, maka dikeluarkan lebih dulu, sistem ini disebut dengan ……
  3. Bagaimana cara melakukan pemusnahan obat ringer lactat 500 botol 7
  4. Obat yang masuk ke dalam paket pelayanan di distribusikan menggunakan sistem ……
  5. Upaya pemantauan persediaan untuk menjaga agar persediaan barang atau obat selalu dapat mencukupi kebutuhan pelanggan tanpa mengalami kelebihan atau kekurangan disebut dengan …….

Kunci jawaban

  1. Lead time atau masa tenggang
  2. FIFO (First In First Out) atau FEFO (First Expired First Out)
  3. Ringer Lactat (RL) 500 botol cara pemusnahannya dapat dilakukan dengan membuang cairanya saja, sedangkan wadahnya dapat dijual, dilakukan seperti ini karena wadah tidak mengkontaminasi.
  4. Sistem total floor stok.
  5. Monitoring persediaan
Kategori Klinik

Tinggalkan komentar