Aspek yang terpenting dalam melakukan pelayanan farmasi yaitu mengoptimalkan penggunaan obat, di dalamnya termasuk perencanaan kebutuhan obat untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit unit yang memberikan kontribusi terbesar yaitu instalasi farmasi rumah sakit (IFRS), selain itu juga IFRS merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di rumah sakit (Suciati,S, Adisasmito, BW, 2006).
Instalasi farmasi rumah sakit bertugas untuk menangani obat obatan. Instalasi farmasi rumah sakit memiliki sebuah fasilitas yaitu apotek, sehingga memudahkan pasien atau konsumen dalam mencari obat yang dibutuhkan.
Instalasi adalah fasilitas penyelenggara pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan sarana rumah sakit. Farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit.
Jadi, instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) adalah Suatu bagian/unit/divisi atau fasilitas dirumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri.
Seperti pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan, termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional.
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) dapat didefinisikan sebagai suatu departemen/unit atau bagian di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional, tempat atau fasilitas penyelenggara yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan dan pelayanan kefarmasian yang terdiri atas pelayanan paripurna, mencakup perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan perbekalan kesehatan/sediaan farmasi, dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat jalan, pengendalian mutu, dan pengendalian distribusi dan penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit, pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis, mencakup pelayanan langsung pada penderita dan pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan (Marlina dkk, 2012).
Instalasi farmasi rumah sakit sebagai bagian layanan rumah sakit yang memberikan kontribusi besar pada pendapatan rumah sakit sampai lebih dari 50%.
A. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Instalasi farmasi rumah sakit adalah salah satu bagian penunjang medis di rumah sakit yang berfungsi sebagai penyedia perbekalan farmasi (Hilmi LI, dkk, 2013).
Instalasi farmasi rumah sakit mempunyai kegiatan utama, yaitu Memenuhi dan mencukupi kebutuhan persediaan obat terutama obat obatan dan perbekalan kesehatan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit.
Instalasi farmasi rumah sakit merupakan bagian dari proses penyelenggara pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, kegiatan penelitian, pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan sarana rumah sakit (Siregar dan Amalia, 2004).
Instalasi farmasi rumah sakit dapat didefinisikan juga sebagai unit atau bagian atau divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua pekerjaan kefarmasian.
Pekerjaan kefarmasian yang meliputi pembuatan, termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan pengadaan, penyimpanan, dan distribusi obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (Larasati dkk, 2013).
Instalasi Farmasi rumah sakit (IFRS) merupakan salah satu bagian rumah sakit yang berada di bawah pengawasan dan koordinasi wakil direktur penunjang medik, Kegiatan di Instalasi farmasi rumah sakit akan berjalan dengan baik jika didukung oleh sistem informasi yang baik.
Sistem informasi merupakan sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat managerial dengan kegiatan strategi untuk menyediakan data data yang diperlukan (Sutabri, 2003).
Instalasi ini merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan peracikan, penyimpanan, dan penyaluran obat-obatan, bahan kimia, alat kesehatan, dan gas medis.
Barang farmasi secara umum dapat dibagi menjadi dua, yaitu :
- Barang farmasi rutin habis pakai, yang terdiri dari obat, bahan kimia, reagensia, gas medik (N2O, O2 tabung cair), alat kesehatan disposable (Spuit, film, radiologi, kassa, kapas, dll).
- Barang farmasi non rutin adalah barang farmasi yang tidak habis pakai, terdiri dari alat kedokteran dan alat perawatan.
Farmasi Rumah sakit mempunyai peran secara manajerial dan profesional dalam semua tahap formularium kegiatan rumah sakit, diantaranya yaitu:
- Tahap pembuatan kebijaksanaan (policy making) : secara integrative disertakan bersama unsur lain dalam berbagai kepanitiaan, khususnya PFT.
- Tahap penyelenggaraan tugas bersama unsur lain dalam kepanitiaan pengadaan dalam hal perencanaan, dan pembelian obat-obatan, bahan kimia, alat kesehatan, dan gas medis.
- Tahap pelaksanaan tugas meliputi :
a. Penyimpanan dan pendistribusian obat obatan, bahan kimia, alat kesehatan, dan gas medis;
b. Produksi sediaan farmasi tertentu sesuai rujukan;
c. Pendidikan dan pelatihan;
d. Penyuluhan informasi obat; dan
e. Menangani sterilisasi sentral. - Tahap pengawasan meliputi :
a. Pengawasan kualitas dan kuantitas obat obatan saat penerimaan dan penyimpanan;
b. Pengawasan lalu limas dan distribusi obat;
c. Cara menyimpan dan penggunaan obat di rumah sakit; dan penyalahgunaan obat.
Organisasi lebih mudah menganalisa apa yang dibutuhkan dan diharapkan untuk menemukan suatu keputusan dengan sistem informasi.
Diperlukan juga sistem informasi manajemen (SIM) yang baik agar sistem manajemen dapat dijalankan secara maksimal. Sebuah organisasi pelayanan seperti instalasi farmasi rumah sakit melakukan pengolahan informasi dengan menggunakan komputer untuk operasional organisasinya (Larasati dkk, 2013).
Data dari sektor bisnis obat di Indonesia menyebutkan bahwa kontribusi farmasi rumah sakit dalam penjualan obat cukup signifikan yaitu 51%, diikuti dari apotek luar rumah sakit 46% dan sisanya melalui dispensing dokter 3% (Yusmainita, 2005).
Instalasi farmasi rumah sakit bertujuan untuk:
- Menjamin kelancaran dan ketertiban dalam penyelenggaraan kegiatan yang diperlukan untuk menunjang pelayanan medis di rumah sakit dalam bidang pengelolaan perbekalan farmasi.
- Meningkatkan kepuasan pasien
Tujuan ini dimaksudkan untuk meminimalisirkan angka kejadian ketidakpuasan pasien terhadap pelayanan kefarmasian di rumah sakit.
Sebagai contoh di salah satu rumah sakit ditemui masih didapati masalah obat dan rendahnya kepuasan pasien pada pelayanan farmasi seperti masalah pengadaan waktu tunggu pelayanan yang lama, hal ini disebabkan sistem dan kualitas pelayanan yang dimiliki instalasi farmasi belum optimal, sehingga hal ini perlu dilakukan perbaikan pada instalasi farmasi rumah sakit seperti tata kerjanya serta didukung budaya organisasi sehingga akan meningkatkan kualitas organisasi (Hilmi Ll, dkk, 2013).
B. Pelayanan Kefarmasian
Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi kepada pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat (Daniel dan Debggy, 2001).
Pelayanan farmasi di rumah sakit yaitu meliputi aspek yang paling utama meliputi:
- Pengadaan perbekalan farmasi, distribusi dan pengawasan semua obat obatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan, evaluasi dan memberikan informasi yang dibutuhkan dari penggunaan obat secara luas dengan tidak membeda bedakan suku, pendidikan, pekerjaan pasien, juga memberikan informasi serta evaluasi penggunaan obat kepada staf rumah sakit.
- Memonitoring dan menjamin kualitas penggunaan obat yang aman dan bermutu, tercapai efek terapi yang diharapakan.
Barang atau persediaan perbekalan farmasi yang datang atau masuk ke instalasi farmasi rumah sakit dicatat fakturnya di buku penerimaan barang kemudian dipindahkan ke kartu stok, untuk obat pasien umum warna kartu stok dibedakan dengan obat pasien BPJS atau ASKES misalkan, kartu stok untuk obat pasien umum berwarna putih, kartu stok obat pasien BPJS atau ASKES berwarna kuning. Faktur diarsipkan.
Pelayanan obat merupakan salah satu bagian yang penting dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit dan tidak terpisahkan dari pelayanan medik keperawatan. Di rumah sakit pelayanan obat merupakan tanggungjawab instalasi farmasi rumah sakit yang bekerja 24 jam. Kecermatan, ketepatan dan kecepatan pelayanan farmasi merupakan indikator penting kepuasan pasien.
Kecepatan pelayanan farmasi tergantung proses yang dilaksanakan pada saat pelayanan farmasi. Proses pelayanan farmasi terdiri dari perencanaan, pengadaaan, produksi, penyimpanan sediaan farmasi, dispensing obat, pengendalian mutu obat dan distribusi serta penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit, pelayanan farmasi klinik umum dan spesialis (Siregar CJP dan Amalia. 2004).
Proses pelayanan farmasi mencakup pelayanan langsung pada penderita dan pelayanan klinik yang merupakan program rumah sakit secara keseluruhan.
C. Apotek Rawat Jalan
Farmasi rawat jalan adalah apotek yang hanya mengerjakan resep untuk pasien yang telah menerima perawatan medis. Pasien di apotek rawat jalan dilayani oleh apoteker terlatih, yang akan memberikan petunjuk penggunaan yang tepat dari obat obat yang diterima pasien, termasuk kemungkinan efek samping dan tindakan pencegahan.
Prosedur apotek rawat jalan dapat dimodifikasi untuk meningkatkan efisiensi yaitu
- Mengubah alur kerja,
- Memperkenalkan prioritas sistem dan
- Perubahan pola kepegawaian.
Manajemen operasional apotek rawat jalan sangat penting untuk mencegah atau meminimalkan kepadatan apotek karena dapat menyebabkan kesalahan dalam pemberian obat yang dapat mengakibatkan kematian. Pengerjaan resep yang terlalu banyak dan tidak setara dengan jumlah tenaga farmasi akan membuat staf jenuh, produktivitas menurun.
Dengan meningkatnya biaya kesehatan, populasi yang menua, dan kekurangan tenaga terlatih, hal ini menyebabkan semakin penting bagi manajemen farmasi rumah sakit diantaranya dengan penjadwalan kerja.
Standar pelayanan minimal rumah sakit untuk pelayanan farmasi menyebutkan beberapa indikator yang harus dipenuhi yaitu:
- Waktu tunggu pelayanan obat jadi kurang dari 30 menit
- Obat racikan kurang dari 60 menit
- Tidak adanya kesalahan pemberian obat 100%
- Kepuasan pelanggan lebih dari 80%
- Penulisan resep sesuai formularium 100%
D. Waktu Tunggu Pelayanan Rawat Jalan
Waktu tunggu pasien dapat didefinisikan sebagai jangka waktu sejak pasien menyerahkan resep ke instalasi farmasi rawat jalan sampai dengan waktu pasien menerima obat dan meninggalkan instalasi farmasi.
Pelayanan Kesehatan di rumah sakit khususnya pasien yang melakukan pengobatan rawat jalan akan mengalami antrian pengobatan. Waktu tunggu untuk mendapatkan obat, baiknya tidak terlalu lama, apabila terlalu lama menyebabkan perasaan pasien yang sudah sakit, semakin tidak nyaman (Harianto dkk, 2005).
Antrian pengobatan ini cukup menyita waktu. Adapun waktu waktu tersebut terdistribusi sebagai berikut:
- Waktu yang dibutuhkan untuk berobat di instalasi rawat jalan yaitu mulai pendaftaran sampai menerima menerima obat di bagian apotek yaitu 97 menit.
Waktu tunggu di instalasi rawat jalan sejak pasien mendaftar sampai dilayani oleh dokter sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah sakit (SPM RS) maksimal 60 menit. - Waktu tunggu di rawat jalan yaitu mulai pendaftaran sampai dipanggil masuk untuk diperiksa dokter memerlukan waktu rata-rata 39 menit.
- Proses pembelian obat di farmasi] apotek dan pembayaran di kasir memerlukan waktu rerata 24 menit
- Pendaftaran awal memerlukan rata-rata waktu 2, 67 menit
- Pendaftaran kasir memerlukan waktu 4,33 menit
- Menunggu di depan klinik memerlukan waktu 32 menit Pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter memerlukan waktu 25, 33 menit
- Entry resep di farmasi memerlukan waktu 13, 67 menit
- Pembayaran di kasir 8,67 menit
- Terima obat di farmasi 10,33 menit
Proses untuk mendapatkan obat di farmasi atau apotek di rumah sakit bukanlah proses yang berdiri sendiri, namun proses ini merupakan satu kesatuan proses pengobatan di instalasi rawat jalan dimulai dari proses pendaftaran, pemeriksaan dokter, pemeriksaan laboratorium dan atau radiologi, konsultasi dengan dengan bagian lain sampai membeli dan atau mendapatkan obat sebagai suatu hasil akhir proses pengobatan tersebut (Herjunianto dkk, 2014).
Proses Pengobatan atau waktu antrian di rawat jalan dapat semakin lama apabila:
- Terjadi perubahan dan pembatalan jadwal praktek dokter yang tidak disertai keterangan Ketidaktahuan pasien tentang tahapan pembelian obat di farmasi/apotek di rumah sakit
- Ketidaksesuaian data obat di komputer dengan jumlah stok di farmasi menyebabkan pasien harus kembali ke kasir untuk perbaikan biaya.
- Rumah sakit memiliki jadwal praktek dokter spesialis yang dapat diakses oleh masyarakat umum melalui brosur dan website, tetapi meskipun demikian masih terdapat beberapa dokter spesialis yang belum menepati jadwal praktek tersebut, sehingga pasien harus menunggu lebih lama.
- Ketidaktepatan jam praktek dokter dengan jadwal resmi yang dikeluarkan rumah sakit.
- Perawat di klinik rawat jalan yang tidak ikut mendorong pasien untuk membeli obat di farmasi rumah sakit.
Lamanya waktu tunggu juga dapat dipengaruhi dari beberapa hal, di antaranya yaitu: (Megawati dkk, 2015)
1. Faktor manusia (man)
- Tidak adanya petugas penerima resep
- Petugas tidak konsisten mengikuti alur pelayanan obat
- Petugas kurang patuh pada pekerjaannya
- Petugas kurang tanggap terhadap keluhan pasien
2. Faktor Metode
- Belum lengkapnya SPO pelayanan resep obat rawat jalan di instalasi farmasi
- Kurangnya sosialisasi SPO
- Ketidakjelasan Job desk
- Adanya pemberkasan yang tidak efisien dan efektif
- Penjadwalan petugas yang belum sesuai dengan kebutuhan pelayanan obat
3. Faktor material
Faktor material yaitu obat BPJS sering tidak ada, sehingga harus menunggu obatnya ada atau diganti dengan merk lain dan harus dikonsultasikan dengan dokter penulis resep sehingga memperlama waktu.
4. Faktor lingkungan
Faktor lingkungan juga mempengaruhi lama waktu tunggu, di antaranya yaitu:
- kursi ruang tunggu kurang nyaman,
- Ruang pelayanan obat yang sempit
- Petunjuk pelayanan obat untuk pengunjung kurang jelas
5. Faktor uang
Faktor uang yaitu masih belum tersedianya anggaran untuk renovasi ruang pelayanan obat rawat jalan dan penggantian kursi ruang tunggu.
Lama waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan di Instalasi Farmasi banyak dikeluhkan oleh pasien. ketidakpuasan waktu tunggu yang lama mempengaruhi persepsi kualitas layanan rumah sakit secara keseluruhan dan menurunkan angka kunjungan rumah sakit.
Dimensi Waktu Tunggu
Waktu tunggu terdiri dari 4 dimensi yaitu:
- Objektif (Actual waiting time)
- Subjektif atau persepsi (Estimasi lamanya menunggu)
Persepsi waktu tunggu diyakini menjadi bias terhadap waktu tunggu yang sesungguhnya, artinya seseorang berpikir telah menunggu lebih lama daripada yang benar benar mereka lakukan. - Kognitif (Evaluasi Proses menunggu)
- Afektif (respon terhadap proses menunggu).
Yang diharapkan pasien dipengaruhi oleh beberapa hal, di antaranya yaitu:
- Pengalaman sebelumnya
- Jumlah pelanggan yang ikut menunggu dalam layanan
- Keterbtasan waktu yang dimiliki pelanggan dan
- Adanya sarana pengalih perhatian
Waktu menunggu mempengaruhi seseorang dalam pengobatannya yaitu pasien akan menjadi cepat bosan, apabila pasien menunggu tanpa adanya aktivitas lain, selain menunggu, hal ini yang menyebabkan pasien merasa cepat merasa bosan, sehingga mempunyai keyakinan telah menunggu lebih lama atau terlalu lama.
Waktu menunggu akan mempengaruhi pasien karena dapat menyebabkan ketidakpuasan pasien dan mendorong pengambilan obat di luar apotek rumah sakit sehingga mengurangi cakupan pelayanan farmasi.
E. Permasalahan di Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Permasalahan yang terjadi di instalasi farmasi rumah sakit terutama farmasi rawat jalan di antaranya yaitu:
- Medication error
- Waktu tunggu yang lama
- Keterbatasan sumber daya manusia
Optimalisasi sumber daya manusia yang ada khususnya dalam upaya meminimalkan kejadian medication error. - Keterbatasan ruang pelayanan
Permasalahan di instalasi farmasi rawat jalan dapat diatasi dengan auotmetes dispensing mechine dengan menggunakan metode failure mode and effect analysis (FMEA).
Alat ini digunakan untuk pengisian ulang item obat, pengisian ulang item obat ke dalam alat ini dilakukan dengan menggunakan sistem barkode untuk meminimalkan terjadinya kesalahan.
Setiap item obat tablet dimasukkan ke dalam alat ini, dikemas dalam suatu kemasan yang disebut “smart pack” yaitu kemasan obat yang berisi item obat dengan jumlah tertentu yang dibuat berdasarkan hasil evaluasi terhadap riwayat jumlah obat yang tersering diminta oleh dokter.
Dokter akan menulis resep secara elektronik dengan memilih item obat dan jumlah obat yang bisa dilayani oleh alat automated dispensing machine. Evaluasi terhadap cakupan pelayanan alat ini pada bulan ke tiga dan ke enam (Sujatno P, 2016).
Beberapa permasalahan lain yang terjadi di Unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit, di antaranya yaitu: (Suciati,S, Adisasrnito, BW, 2006).
- Perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan data pemakaian obat rata rata mingguan
Perencanaan perbekalan farmasi dengan data pemakaian rata-rata mingguan ini dapat menyebabkan terjadinya pembelian obat yang tidak terencana yang harus disegerakan (cito) dan pembelian obat ke apotek luar, hal ini tentu saja sangat merugikan Rumah sakit baik dari segi pelayanan maupun segi keuangan. - Perhitungan stok obat
Perhitungan stok obat ditemukan dengan adanya ketidaksesuaian angka stok akhir antara stok fisik dengan pencatatan yang dilakukan secara manual maupun dengan sistem komputer. - Peresepan yang tidak sesuai dengan standarisasi KFT
Peresepan yang dilakukan beberapa dokter di luar standarisasi yang telah ditetapkan Komite Farmasi dan Terapi (KFT), sehingga hal ini menyebabkan terjadinya pembelian obat ke apotek luar atau tidak terlayaninya resep terutama untuk pasien yang membayar tunai karena ketidaktersediaan obat
Ringkasan
Instalasi farmasi rumah sakit mempunyai kegiatan utama, yaitu persediaan obat terutama obat obatan dan perbekalan kesehatan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit.
Instalasi farmasi rumah sakit dapat didefinisikan juga sebagai unit atau bagian atau divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua pekerjaan kefarmasian.
Pelayanan farmasi rumah sakit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan rumah sakit yang utuh dan berorientasi kepada pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat.
Manajemen operasional apotek rawat jalan sangat penting untuk mencegah atau meminimalkan kepadatan apotek karena dapat menyebabkan kesalahan dalam pemberian obat yang dapat mengakibatkan kematian.
Waktu tunggu untuk mendapatkan obat, baiknya tidak terlalu lama, apabila terlalu lama menyebabkan perasaan pasien yang sudah sakit, semakin tidak nyaman. Waktu menunggu mempengaruhi seseorang dalam pengobatannya yaitu pasien akan menjadi cepat bosan, apabila pasien menunggu tanpa adanya aktivitas lain selain menunggu.
Hal ini yang menyebabkan pasien merasa cepat bosan, sehingga mempunyai keyakinan telah menunggu lebih lama atau terlalu lama.
Soal Latihan dan Kunci Jawaban
Soal latihan tentang instalasi farmasi rumah sakit
- Kegiatan utama dari instalasi farmasi rumah sakit adalah ……
- Instalasi farmasi rumah sakit mempunyai tujuan untuk …..
- Barang atau persediaan perbekalan farmasi yang sudah datang ke instalasi farmasi rumah sakit dicatat fakturnya di buku penerimaan barang kemudian dipindahkan ke kartu stok, kartu stok untuk pasien BPJS berwarna…
- Apotek yang hanya mengerjakan resep untuk pasien yang telah menerima perawatan medis, disebut …..
- Waktu tunggu di instalasi rawat jalan sejak pasien mendaftar sampai dilayani oleh dokter sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah sakit
Kunci Jawaban
- Memenuhi dan mencukupi kebutuhan persediaan obat terutama obat-obatan dan perbekalan kesehatan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah sakit.
- Menjamin kelancaran dan ketertiban dalam penyelenggaraan kegiatan yang diperlukan untuk menunjang pelayanan medis di rumah sakit dalam bidang pengelolaan perbekalan farmasi.
- Warna kuning
- Apotek rawat jalan
- Maksimal 60 menit.